Acara Virtual Anda Ingin Sukses dan Lekas Diberitakan Media? Ini 10 Tipsnya

Bermacam acara yang digelar secara online atau daring mulai dari diskusi, seminar, pameran, bermacam rapat, launching, jumpa pers, konser musik, dan lainnya sepertinya bakal lebih semarak lagi kedepan. 

Ini seiring dengan pemberlakuan Pembatasan Sosial Berskala Besar (PSBB) di sejumlah kota seperti Jakarta, Bandung, Surabaya, dan lainnya yang membuat banyak orang terus tinggal di rumah saja. Bahkan beberapa di antaranya masa pelaksanaan PSBB tersebut ditambah, contohnya Jakarta yang diperpanjang selama 28 hari ke depan atau hingga 22 Mei mendatang.

Nah, supaya acara daring yang Anda gelar bukan hanya lancar, menarik, dan bermanfaat tapi juga diliput kemudian segera diberitakan oleh media, perlu ada kiat tersendiri yang harus Anda indahkan.

Berdasarkan pengalaman TravelPlus Indonesia mengikuti sejumlah acara secara daring, baik yang digelar oleh Kemenparekraf, UPT Kebudayaan, para artis/musisi, asosiasi industri wisata, komunitas, pengusaha, dan sejumlah pihak lainnya, ada sekurangnya 10 tips yang menurut TravelPlus harus dilakukan pelaksana/panitianya yaitu:

Pertama, tema acara yang diusung harus menarik, punya daya jual, tengah nge-hits, lagi up to date, dan atau beda dengan kebanyakan.

Kedua, narsum atau pembicaranya juga yang amat berkompeten, pakar di bidangnya, praktisi maupun pengamat, dan atau yang mewakili unsur pemerintahan/perwakilan rakyat/komunitas/akademisi/pelaku usaha.

Ketiga, setiap narsum harus menyiapkan materi tertulis (kalau narsumnya dari luar negeri, sebaiknya disediakan materi berbahasa Indonesia selain bahasa dari asal negara narsum tsb).

Materi setiap narsum sebaiknya sudah diberikan ke panitia/penyelenggara sebagai back-up dan bahan untuk dibagikan ke peserta.

Keempat, peserta yang diundang sebaiknya dibatasi jumlahnya. Dan beberapa hari sebelum acara dimulai, sebaiknya buat WAG peserta acara daring untuk memudahkan panitia/penyelenggara memberi informasi terkait acara daring tsb.

Kelima, kalau mau lebih lengkap dan ingin diliput wartawan/blogger? Ya tentunya harus mengundangnya dengan niat, lewat WA secara Japri. (Ini salah satu poin terpenting).

Tentu wartawan/blogger yang diundang itu adalah mereka yang tertarik/sering meliput sektor sesuai tema yang diangkat.

Misalnya kalau diskusi daring mengangkat tema Kebudayaan, Pariwisata, dan Ekonomi Kreatif (Budparekraf) atau hal-hal yang masih berkaitan erat dengan kepariwisataan, ya sebaiknya yang diundang adalah wartawan/blogger berpengalaman dan loyal meliput Budparekraf.

Sebaiknya minimal 1 hari sebelum pelaksanaan acara daring tersebut, kembali mengingatkan awak media yang diundang agar mereka tidak lupa.

Maklum biasanya mereka juga punya undangan bermacam acara daring lainnya, dan waktunya bersamaan, atau bisa jadi kelupaan tanggal dan jamnya sehingga kebablasan tidak mengikuti acara tersebut. 

Keenam, host/moderator acara harus menguasai tema acara, nama narsum sekaligus profil masing-masing pembicara.

Moderator harus memberi tahu  berapa durasi setiap narsum memaparkan materi, dan mengingatkan kalau waktu pemaparan tinggal beberapa menit lagi.

Kalau ada narsum yang suaranya terputus (karena jarak, kurang sinyal, dll), moderator segera mempersilakan narsum berikutnya untuk tampil/berbicara supaya tidak buang-buang waktu.

Moderator juga harus sesekali menyapa peserta. Jadi bukan cuma para narsum saja yang rajin disapa. 

Ketujuh, penting diikutsertakan salah seorang panitia yang bertugas mencatat paparan narsum dan juga jawaban narsum dari pertanyaan para peserta.

Jadi harus ada petugas notulen. Jangan dibebankan semuanya ke host/moderator.

Kedelapan, kalau ingin acara daring ini segera diberitakan oleh wartawan/blogger yang hadir/diundang, maka notulen/resume acara tersebut dibagikan segera mungkin ke wartawan/blogger yang diundang dan diliput acara tersebut.

Kenapa? Karena biar cepat ditulis dan diisebarluaskan linknya oleh wartawan/blogger tersebut, mengingat mereka (terutama wartawan/blogger online) berpacu dengan waktu, sepersekian detik. 

Kesembilan, tak kalah penting ada fotografer untuk memotret jalannya acara daring tersebut, terutama foto-foto para narsum, host/moderator dan juga semua peserta.

Lalu foto-foto tersebut dikirim segera ke wartawan/blogger yang ikut acara daring.

Kesepuluh, menjaga hubungan baik dengan wartawan/blogger yang sudah meluangkan waktu dll untuk ikut serta, meliput, menulis, dan bahkan menyebarluaskan link tulisan acara daring tsb.

Sekeren dan sebagus apapun tema, para narsum, dan moderator yang ada di acara daring, kalau hanya mengundang kalangan anggotanya saja, itu sama saja 'jeruk makan jeruk'.

Pun akan mubajir jadinya kalau tidak mengikutsertakan wartawan/blogger yang tepat.

Nah, kesepuluh tips di atas juga berlaku buat penyelenggaraan kegiatan lain yang terkait dengan sektor Budparekraf, entah itu tourism event, culture event, expo, sport tourism event, converence, bazaar/festival kuliner/produk UKM, dan lainnya.

Naskah & foto: adji kurniawan (kembaratropis@yahoo.com, ig: @adjitropis)