Calendar of Event Ingin Sukses? Promosi Pra Event Jawabannya

Informasi pra-tourism event entah itu yang bermuatan budaya, bahari, olahraga, dan ekraf (kuliner, konser musik, pameran kerajinan tangan, dll)  maupun perpaduan semuanya, amat dibutuhkan wisatawan. 

Informasi yang dimaksud tentu yang komplit, kreatif, dan menarik. 

Komplit disini tidak hanya memuat/menginformasikan waktu, tempat serta rundown atau rangkaian acara event tersebut tapi juga sederet info lain yang dikemas secara kreatif lalu disuguhkan dengan menarik serta sesuai waktunya.

Mengingat ini informasi pra event, tentu penyebarluasannya harus sebelum hari 'H' iven tersebut. 

Semakin jauh-jauh hari dan semakin sering diinformasikan semakin baik tentunya. Misalnya 6 bulan, 3 bulan, 1 bulan, 2 minggu, 5 hari, dan 2 hari sebelum event tersebut berlangsung. 

Lalu info apalagi selain waktu, tempat serta rangkaian acara event tersebut?

Berdasarkan pengalaman dan pengamatan TravelPlus Indonesia meliput sejumlah tourism events, termasuk mewawancari sejumlah pihak terkait termasuk wisatawan, sekurangnya ada 6 info lain lagi yang amat dibutuhkan wisatawan.

Pertama, info tentang paket wisata (tour package) terkait event tersebut. 

Salah satu indikator event yang  berkualitas dan dikemas secara profesional adalah tersedianya paket wisata atau paket trip yang dalam itenerary-nya juga sudah termasuk menyaksikan event tersebut selain jalan-jalan ke sejumlah objek wisata, kulineran, belanja souvenir, melakukan aktivitas warga lokal, dan lainnya. 

Harga paket wisata tersebut tentu sudah termasuk penjemputan/pengantaran P/P dari bandara/stasiun/terminal/pelabuhan ke lokasi acara, penginapan, makan/minum selama tur, id card/tiket masuk menyaksikan rangkaian acara event, dan tiket masuk ke sejumlah obyek wisata yang disambangi.

Paket wisata yang dibuat harus variatif dan memberikan keuntungan (berupa diskon dan lainnya) biar wisatawan punya pilihan lalu tertarik membeli salah satu dari paket itu.

Jenis paketnya bisa tergantung berapa lama masa turnya, misalnya paket tur 2H1M, 3H2M, 4H3M, dan seterusnya.

Paket inap di hotel bintang, non bintang, homestay, dan paket berkemah.

Kedua, jika tidak ada informasi paket wisata paling tidak ada informasi mengenai akomodasi yang tersedia di sekitar lokasi event tersebut.

Info akomodasinya bukan hanya hotel/resort bintang dan non bintang berikut alamat dan harga kamarnya per malam, pun jenis penginapan lain seperti wisma, homestay bahkan berkemah di camping ground atau tempat yang sudah disiapkan dengan sejumlah fasilitas pendukungnya, seperti toilet umum, tungku perapian untuk menghalau udara dingin pada malam hari, dan lainnya.

Menarik lagi kalau dari sisi akomodasi juga memberi potongan harga, biar wisatawan jadi terpikat untuk segera memesannya.

Ketiga, jika tidak ada info akomodasi, minimal ada info mengenai rental car dan travel agent/trip operator/pemandu wisata lokal yang siap mengantar dan memandu wisatawan ke lokasi acara dan objek wisata lainnya.

Keempat, informasi mengenai sederet obyek wisata yang ada di sekitar lokasi acara, baik itu wisata alam, buatan, bahari, sejarah, dewi (desa wisata), didi (destinasi digital), dilan (destinasi andalan/unggulan), dilal (destinasi halal), diwo (destinasi wisata olahraga), DPP (destinasi pariwisata prioritas) atau 'Bali Baru', DPSP (destinasi pariwisata super prioritas), dan juga sentra Ekraf dalam hal ini kerajinan serta tempat-tempat kuliner/pusat oleh-oleh setempat. 

Lewat informasi yang menarik, diharapkan wisatawan yang datang menyaksikan event tersebut akhirnya jadi tertarik berkunjung ke obyek-obyek tersebut dengan kata lain menambah Length of Stay (LoS) atau masa kunjungannya.

Kelima, informasi akurat  mengenai kondisi keamanan dan kenyamanan jika terjadi bencana alam di lokasi acara atau di kota dekat lokasi acara sebelum iven tersebut berlangsung, ini juga amat penting.

Jika memang kondisinya aman dan nyaman informasikan secepat dan sebanyak mungkin.

Jangan justru memperbesar atau memperkeruh kondisi yang sebenarnya baik-baik saja sehingga bikin wisatawan cemas dan malas datang.

Keenam, infomasi pengunduran waktu pelaksanaan iven, termasuk perubahan lokasi/venue acara atau bahkan pembatalan.

Jangan sampai wisatawan datang ternyata event-nya diundur/dibatalkan tanpa ada pemberitahuan sebelumnya. Jika ini terjadi, jelas wisatawan bakal KECEWA.

Untuk mendapatkan ketujuh informasi terkait pelaksanaan sebuah tourism event, ada beberapa cara. Ini memang tergantung pengalaman, kejelian, dan kreativitas sang pewarta/travel blogger itu sendiri.

Selama ini, TravelPlus Indonesia menulis sejumlah tulisan pra event melewati beberapa tahap. 

Diawali dengan memantau pemberitaan terkait informasi awal event tersebut, lewat media sosial (medsos) event tersebut ataupun via orang/pihak terkait. Lalu mewawacari orang/pihak terkait misalnya kepala dinas pariwisata, kabid promosi pariwisata, ketua/anggota panitia, ketua komunitas setempat, dan lainnya. 

Setelah data terkumpul baru diracik sesuai kreativitas pewarta/travel blogger menjadi tulisan yang informatif dan menarik.

Berpengalaman
Idealnya, sebuah event terkait pariwisata baik yang dibuat oleh dispar pemprov, pemkab, pemkot atau komunitas/masyarakat, memiliki program dan anggaran untuk membuat liputan/promosi pra event di setiap event yang akan digelar.

Siapa pewarta/travel blogger yang diikutsertakan? Tentu yang berpengalaman, yang selama ini kreatif, rajin, dan loyal memajukan Pariwisata Nasional lewat bermacam tulisan, foto, dan input-nya.

Kenapa harus ada peliputan/pemuatan promosi pra event? Jika event tersebut salah satu tujuannya untuk menjaring wisnus dan wisman sesuai yang ditargetkan, tak ada pilihan selain membuat sebanyak mungkin ragam informasi pra event-nya agar khalayak dan wisatawan tahu lalu tertarik datang menyaksikan event tersebut. 

Bukankah anggaran promosi sebuah event itu 50% semestinya ditujukan buat pra event, lalu 30% untuk on event, dan sisanya post event atau setelah event.

Melihat begitu pentingnya informasi pra event terkait pariwisata (bahkan ini menjadi salah satu patokan kesuksesan sebuah event dalam meraup wisatawan), sudah saatnya dinas pariwisata (dispar) di seluruh Indonesia baik itu dispar pemprov, pemkab, dan atau pemkot, lebih serius menyiapkan anggaran untuk promosi pra event tersebut.

Caranya bersinergi dengan pewarta/travel blogger seperti TravelPlus Indonesia sebut di atas untuk meliput/menulis/memuat informasi pra event dan bersinergi pula untuk on event atau pas pelaksanaan/pembukaan even tersebut agar Calendar of Event-nya sukses, bukan sekadar yang penting ada event.

Naskah & foto: adji kurniawan (kembaratropis@yahoo.com, ig: @adjitropis)

Captions:
1. Sebuah tourism event diminati wisnus dan wisman jika  terpromosikan pra event-nya dengan baik, selain event-nya unik dan dikemas menarik.
2. Promosi pra event yang komplit, kreatif, menarik dan tepat waktu jadi salah satu kunci kesuksesan sebuah tourism event baik itu culture event, sport tourism, culinary, music concert, ekraf event, dan lainnya.